1. Quem é responsável pelos dados
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é o Centro Cultural da Guarda, pessoa coletiva n.º 501 430 881, com sede na Rua Alves Roçadas — Paço da Cultura, 6300-663 Guarda, doravante designado por “CCG”.
Para questões sobre privacidade ou para exercer direitos relativos a dados pessoais, pode contactar o CCG através de geral@centroculturalguarda.pt ou do número 961 384 075.
2. A quem se aplica esta política
Esta Política aplica-se à utilização da aplicação web e móvel das Escolas Artísticas do CCG, incluindo a Escola de Música, a Escola de Dança e a Música para Bebés. Abrange titulares de Conta CCG, alunos dependentes, alunos adultos, professores, administradores, pessoas que submetam pedidos de aula e pessoas mencionadas no Programa de Recomendação.
3. Dados tratados
- Dados de conta: nome, email, número de telemóvel, credenciais de autenticação e identificadores internos.
- Dados de aluno: nome, data de nascimento, ligação ao encarregado, escola, disciplina, professor, matrícula e horário.
- Dados de acompanhamento: presenças, faltas, cancelamentos, pedidos, mensagens, avisos e materiais associados às aulas.
- Dados financeiros: valor da mensalidade, estado e data de pagamento, número de fatura, inscrição, seguro e benefícios.
- Dados do Programa de Recomendação: identidade de quem recomenda e de quem é recomendado, modalidade, professor, validação, benefício e informação necessária para apurar o resultado do programa.
- Dados de professores: disciplinas, especialidades, disponibilidade, horário e fotografia destinada à apresentação pública da oferta.
- Dados técnicos e de segurança: cookies de sessão, data e hora de acessos relevantes, eventos de autenticação, registos de erro e informação necessária para prevenir utilização abusiva.
4. Como obtemos os dados
Os dados são fornecidos pelo titular da Conta CCG, pelo encarregado, pelo próprio aluno adulto, pelo professor ou pela administração. Alguns dados resultam da utilização do serviço, como presenças, horários, mensalidades e avisos. Quando alguém indica o nome de uma pessoa que o recomendou, o CCG recebe dados dessa pessoa de forma indireta e utiliza-os apenas para confirmar e administrar o Programa de Recomendação.
5. Finalidades e fundamentos jurídicos
| Finalidade | Fundamento |
|---|---|
| Criar e gerir contas, perfis de aluno, pedidos, matrículas, horários e comunicações de serviço. | Diligências pré-contratuais e execução da prestação de serviços. |
| Gerir presenças, mensalidades, inscrição, seguro, pagamentos e faturação. | Execução do serviço e cumprimento de obrigações legais, contabilísticas e fiscais. |
| Proteger a aplicação, controlar acessos e investigar erros ou abuso. | Interesse legítimo do CCG na segurança e continuidade do serviço. |
| Gerir o Programa de Recomendação e atribuir benefícios. | Execução das regras do programa e interesse legítimo na sua administração e prevenção de fraude. |
| Divulgar fotografias ou testemunhos para fins promocionais não necessários ao serviço. | Consentimento específico, facultativo e revogável. |
| Enviar newsletters ou comunicações promocionais. | Consentimento, salvo quando a lei permita comunicação a clientes sobre serviços análogos com direito de oposição. |
6. Dados de menores
A Conta CCG destina-se a maiores de 18 anos. Os dados de um menor são introduzidos e geridos por um encarregado de educação, representante legal ou outra pessoa que declare possuir legitimidade para o efeito. O CCG pode solicitar confirmação dessa legitimidade quando existam dúvidas justificadas, procurando não recolher documentação excessiva.
A data de nascimento do aluno é utilizada para verificar a adequação etária das modalidades e organizar a prestação do serviço. Não deve ser exigida no registo do mero titular da Conta CCG quando esse titular não é aluno.
7. Quem pode aceder aos dados
O acesso é limitado ao necessário para cada função. A secretaria e os administradores autorizados acedem aos dados necessários à gestão da escola. Os professores acedem apenas aos dados dos seus alunos e às informações necessárias para preparar e administrar as aulas. Os encarregados acedem apenas aos perfis que gerem.
O CCG utiliza prestadores tecnológicos para autenticação, base de dados, alojamento, armazenamento, envio de email e suporte técnico, designadamente Supabase e Vercel. Estes prestadores tratam dados segundo instruções do CCG e ao abrigo dos contratos aplicáveis.
8. Fotografias e informação pública
O nome, fotografia, disciplinas e especialidade de um professor podem ser apresentados publicamente para permitir que os interessados conheçam a oferta e escolham um professor. Fotografias, gravações ou testemunhos de alunos não serão usados para divulgação sem base legal adequada e, quando necessário, consentimento específico do próprio ou do representante legal.
9. Transferências internacionais
Sempre que um prestador trate dados fora do Espaço Económico Europeu, o CCG assegurará a existência de um mecanismo legal de transferência, como uma decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo, e disponibilizará informação adicional mediante pedido.
10. Conservação
Os dados não são conservados durante mais tempo do que o necessário. O plano de conservação a aplicar é o seguinte, sujeito a prazos legais superiores e à necessidade de defesa de direitos:
| Categoria | Prazo previsto |
|---|---|
| Pedidos não confirmados | Até 12 meses após o último contacto. |
| Conta e contactos | Durante a relação e até 2 anos após o encerramento, salvo dados que devam ser apagados antes. |
| Perfis, matrículas, horários e presenças | Durante a frequência e até 5 anos após o final do vínculo. |
| Mensalidades, faturas, inscrição, seguro e documentos contabilísticos | 10 anos civis, ou outro prazo legal aplicável. |
| Mensagens e notificações de serviço | Até 2 anos após a respetiva finalidade. |
| Recomendações e benefícios | Até 5 anos após o encerramento; elementos contabilísticos associados, 10 anos. |
| Registos técnicos e de segurança | Em regra, até 12 meses, salvo incidente ou obrigação de conservação. |
| Prova de consentimentos | Durante a utilização e até 5 anos após a retirada ou cessação da finalidade. |
As cópias de segurança são substituídas segundo um ciclo técnico limitado. Quando um dado é apagado dos sistemas ativos, poderá subsistir temporariamente numa cópia de segurança até à respetiva substituição, sem voltar a ser usado para fins correntes.
11. Apagamento da conta
O titular pode pedir ou executar o encerramento da conta. O encerramento elimina o acesso, as credenciais e os dados que deixem de ser necessários. Não significa necessariamente o apagamento imediato de todos os registos: informação contabilística, pagamentos e outros elementos necessários ao cumprimento da lei ou à defesa de direitos podem ser conservados pelos prazos aplicáveis. O histórico de presenças e matrícula será eliminado ou anonimizado quando terminar o prazo definido e não existir fundamento para conservação adicional.
12. Direitos
Nos termos legais, o titular pode solicitar acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade, bem como retirar um consentimento sem afetar a licitude do tratamento anterior. O pedido deve ser enviado para geral@centroculturalguarda.pt. O CCG poderá pedir informação estritamente necessária para confirmar a identidade e responderá, em regra, no prazo de um mês.
O titular pode ainda apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados, em www.cnpd.pt.
13. Segurança e incidentes
O CCG aplica controlo de acessos por função, autenticação, regras de segurança na base de dados, cópias de segurança e medidas organizativas adequadas. Se ocorrer uma violação de dados pessoais suscetível de gerar risco, o CCG seguirá os deveres legais de registo, avaliação, notificação à CNPD e, quando aplicável, comunicação aos titulares afetados.
14. Alterações
Esta Política pode ser atualizada. Alterações relevantes serão comunicadas na aplicação ou por outro meio adequado. Uma atualização informativa da Política não transforma o tratamento em consentimento nem exige aceitação automática; quando uma nova utilização depender de consentimento, este será pedido separadamente.